Cadastro Clientes

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Cadastro de Clientes [PRT004]

Atualizado em: 31/08/2026

O cadastro de clientes é a base da venda, da nota fiscal e da cobrança. Além dos dados básicos, ele guarda vários endereços, os e-mails, os familiares autorizados a comprar, as referências e a situação do cliente no SPC e no Serasa — tudo em abas separadas.

1. Acesso

1. No menu principal, abra o grupo Clientes e clique em Cadastro.

Menu Principal > Clientes > Cadastro

1. A tela abre com a listagem de clientes já cadastrados.
2. Clique em Novo para começar um registro em branco.
3. O sistema pergunta o tipo de pessoa: Física ou Jurídica.

Seleção de Tipo de Pessoa (Física/Jurídica)

IMPORTANTE

A escolha do tipo de pessoa muda a tela inteira: os rótulos passam a dizer Razão Social e Fantasia para empresa, ou Nome e Apelido para pessoa física, e a aba correspondente aparece. Escolha certo na hora — mudar depois dá retrabalho.

2. Consulta na Receita Federal

O sistema busca os dados cadastrais direto na Receita, em vez de você digitar.

1. Ao escolher o tipo de pessoa, a tela de consulta abre sozinha.
2. Informe o documento e confirme.

Tela de consulta de dados na Receita Federal

Resultado: CPF/CNPJ e nome ou razão social vêm preenchidos, sem erro de digitação.

3. Aba Principal

O que identifica o cliente e o que ele pode fazer na venda.

Campo / Parâmetro	Função e Instruções
Fantasia / Apelido	Como o cliente é conhecido. É por aqui que a maioria das buscas acontece, então vale preencher mesmo quando parece redundante.
Endereço, Nº, Complemento, Bairro, Cidade, CEP	O endereço principal, usado na nota fiscal. O botão Buscar endereço preenche o resto a partir do CEP.
CPF/CNPJ, R.G., Insc. Estadual, Insc. Municipal	Os documentos. R.G. fica habilitado para pessoa física e Inscrição Municipal para empresa. Para conferir ou atualizar a inscrição estadual de um cliente, consulte o SINTEGRA em https://www.sintegra.gov.br/ — ele mostra a situação cadastral da empresa na Receita do estado.
Fone, Celular, Fax, Contato	Como falar com o cliente e com quem falar.
Conceito	A classificação do cliente, cadastrada à parte. Serve para separar bom pagador de cliente em observação.
Região	A região de atendimento, usada em relatórios e na divisão por representante.
Limite de Crédito	Quanto o cliente pode dever. É o teto que a venda a prazo respeita.
Taxa Juros (% a.m.)	O juro ao mês aplicado ao cliente quando o título atrasa.
Desconto Padrão e Descto. Máximo %	O desconto que já vem sugerido na venda e o limite que o vendedor não pode ultrapassar.
Inativo	Tira o cliente das pesquisas do dia a dia sem apagar o histórico dele.
Não bloquear em caso de débito	Deixa o cliente comprar mesmo tendo título vencido. É exceção — use com o aval de quem responde pelo financeiro.

DICA

Inscrição estadual errada derruba a NF-e na validação. Antes de emitir para cliente novo, confira no SINTEGRA — ele diz se a inscrição está ativa e se o endereço bate com o que o cliente informou.

DICA

O botão Excluir aparece como Desativar. O cadastro de cliente não é apagado: ele é desativado, porque as notas e os títulos antigos precisam continuar apontando para alguém.

4. Aba Pessoa Física

Aparece quando o cliente é pessoa física. São os dados que sustentam a venda a prazo.

Campo / Parâmetro	Função e Instruções
Data Nascimento, Sexo, Natural de	Dados pessoais. A data de nascimento também alimenta o aviso de aniversário na pesquisa de clientes.
Empresa, Fone, Profissão/Cargo, Data Admissão	Onde o cliente trabalha. Tempo de casa é o que o crediário costuma olhar primeiro.
Renda Mensal	Quanto o cliente ganha. Base para decidir limite e número de parcelas.
Manequim e Calçado	Numeração do cliente. Útil no varejo de vestuário, para avisar quando chega o tamanho dele.

5. Aba Pessoa Jurídica

Aparece quando o cliente é empresa. Guarda a Data de Fundação e a lista de sócios.

Use Novo Sócio para incluir e Excluir Sócio para remover. Clique duplo, ou Enter, abre o sócio para alteração. De cada sócio se registra Nome, CPF, Nascimento, Fone, Participação, % e Capital Social.

6. Aba Endereços Adicionais

Um cliente pode ter quantos endereços precisar, e não só o da aba Principal. É o que resolve o caso comum de a empresa faturar num endereço e receber a mercadoria em outro.

Use Adicionar para incluir e Remover para excluir. Clique duplo, ou Enter, abre para alteração.

Campo / Parâmetro	Função e Instruções
Endereço, Nº, Complemento, Bairro, Cidade, CEP	O endereço em si. Buscar Endereço preenche a partir do CEP.
Contato e Fone	Quem procurar naquele endereço. Vale ouro na entrega.
Cobrança	Marca o endereço como o lugar para onde vai o boleto e a cobrança.
Entrega	Marca o endereço como o lugar para onde vai a mercadoria.
Serviço	Marca o endereço como o local onde o serviço é prestado.

IMPORTANTE

Um mesmo endereço pode ser as três coisas ao mesmo tempo. Clicando com o botão direito sobre um endereço da lista, Definir como endereço padrão de cobrança o elege como o padrão — é o que a cobrança usa quando ninguém escolhe outro.

7. Aba E-mail

O cliente pode ter vários e-mails cadastrados, e não apenas um.

Use Novo para incluir e Excluir para remover. De cada um se registra:

Campo / Parâmetro	Função e Instruções
E-mail	O endereço eletrônico.
Envia documento eletrônico	Marca quais e-mails recebem a NF-e, o boleto e os demais documentos. É o que separa o e-mail do comprador do e-mail do setor fiscal, que é quem realmente precisa da nota.

DICA

Cadastre os dois: o do contato comercial e o do fiscal ou contador, deixando Envia documento eletrônico marcado só no segundo. Evita a ligação de "não recebi a nota".

8. Aba Familiares/Autorizados

Registra quem mais pode comprar no nome do cliente, e os dados do cônjuge.

Para autorizar alguém a comprar no nome do cliente:

1. Abra o cadastro do cliente e vá à aba Familiares/Autorizados.
2. Clique em Novo Familiar.
3. Preencha Nome, Nascimento e Parentesco.
4. Marque a caixa "Autorizado a comprar em meu nome". Sem ela a pessoa fica apenas registrada como familiar e não pode comprar.
5. Confirme e salve o cadastro.
6. Clique em Autorização para imprimir o termo e colher a assinatura do titular.

Use Excluir Familiar para remover alguém da lista.

Campo / Parâmetro	Função e Instruções
Nome, Nascimento, Parentesco, Observação	Quem é a pessoa e a relação com o cliente.
Autorizado a comprar em meu nome	O campo que importa. Marcado, essa pessoa pode comprar na conta do cliente titular.
Trabalho do Cônjuge	Empresa, Profissão/Cargo, Fone, Data Admissão e Renda Mensal do cônjuge. Soma na análise do crediário.

O botão Autorização imprime o termo de autorização de terceiros, para o cliente assinar. Escolha antes entre Gráfico e Matricial, conforme a sua impressora.

ATENÇÃO

Guarde a autorização assinada. Ela é o que sustenta a venda feita por um terceiro se o titular contestar a compra depois.

9. Aba Referências

Quatro listas, em abas próprias. Em todas, Adicionar inclui, Remover exclui e clique duplo abre para alteração.

Comerciais

Outras lojas onde o cliente já comprou a prazo. Registra Nome, Fone, Contato, Endereço resumido, Cliente desde, Data e Valor da última compra, Total de Compras e Atraso Médio.

DICA

Atraso Médio é o campo mais revelador da tela. Um cliente que compra muito mas atrasa sempre é um risco diferente de um que compra pouco e paga em dia.

Pessoais

Pessoas que respondem pelo cliente. Registra Nome, Fone, Endereço, Bairro, Cidade, CEP e Afinidade — a relação com o cliente.

Bancárias

Onde o cliente tem conta. Registra Banco, Contato, Fone e Observação.

Avalistas

Quem assume a dívida se o cliente não pagar. Além dos dados de contato e endereço, registra o CPF do avalista — sem ele o aval não se sustenta.

10. Aba Cobrança/SPC

Concentra a situação do cliente na praça. É a aba que responde "posso vender a prazo para este cliente?".

Negativação

Campo / Parâmetro	Função e Instruções
Negativado no SPC / Negativado no Serasa	Marca se o cliente está negativado em cada um dos dois.
Número de ocorrências, Data negativação, Data última ocorrência, Valor total negativado	O resumo de cada órgão, preenchido a partir da consulta. Dizem o tamanho e a idade do problema.
Anotações SPC/Serasa	Campo livre para o que a consulta não cobre: acordo em andamento, promessa de pagamento, o que foi combinado.

Serasa Score

O score vai de 0 a 1000 e o sistema traduz o número numa faixa colorida, ao lado:

Campo / Parâmetro	Função e Instruções
0 a 300 — Risco alto de inadimplência	Vermelho. Venda a prazo só com garantia.
301 a 500 — Risco médio de inadimplência	Laranja. Merece uma olhada nas referências antes de liberar.
501 a 700 — Risco baixo de inadimplência	Verde claro.
701 a 1000 — Risco mínimo de inadimplência	Verde.
Campo vazio — Sem qualificação de score	Preto. Não quer dizer risco baixo nem alto: quer dizer que ninguém consultou ainda.

Protestos

Possui protestos marca a existência, e Número de ocorrências, Valor total protestado e Data da última ocorrência dimensionam.

Cobrança

Campo / Parâmetro	Função e Instruções
% desconto no boleto se pago até o vencimento	O desconto que sai impresso no boleto como incentivo a pagar em dia.
Endereço de Cobrança Padrão	Para onde a cobrança é enviada. Endereço Cobrança escolhe entre os endereços adicionais; Remover desfaz a escolha.
Títulos com o Cobrador	Mostra os títulos desse cliente que estão na mão do cobrador.

11. Aba Veículos

Lista os veículos do cliente: Veículo, Placa, Marca, Modelo, Ano, Cor e Chassi. Serve à oficina, que precisa saber em qual carro o serviço foi feito.

IMPORTANTE

Em empresa que presta serviço a equipamento, e não a veículo, esta aba se chama Equipamentos e as colunas mudam para Equipamento, Marca, Modelo e Serial. É a mesma aba, com outro vocabulário.

12. Aba Geral

Regras que valem na hora da venda.

Campo / Parâmetro	Função e Instruções
Bloquear venda no crediário	Impede a venda a prazo para este cliente.
Bloquear venda com cheque à vista	Impede receber cheque à vista. Marcando este, o bloqueio de cheque pré é marcado junto e fica travado — quem não pode dar cheque à vista também não pode dar pré.
Bloquear venda com cheque pré-datado	Impede receber cheque para depois.
Tabela de preços diferenciada	Amarra o cliente a uma tabela de preço específica, em vez da tabela geral da loja.
Representante	O representante responsável pelo cliente, para efeito de comissão e de relatório.
Última Compra	Data e valor da última compra. Só leitura — o sistema atualiza sozinho.
Permitir somente NF-e	Obriga a emissão de NF-e para este cliente, bloqueando cupom.
Solicitar pedido de compra na venda	Faz o sistema pedir o número do pedido de compra do cliente. Comum em cliente grande, que só paga a nota com o pedido informado. É configuração deste cliente: não existe equivalente geral em Opções do Sistema, e para valer em vários clientes precisa ser marcada em cada um.
Solicitar número do item no pedido de compra	Vai além e pede o número de cada item dentro do pedido. Também é por cliente, e só funciona junto com a opção acima.
Informações do faturamento na venda	Condição Pagto., Entrada/À vista e Parcelas já vêm sugeridas na venda para este cliente.
Modalidade do frete, Indicador de Presença, Indicador final do destinatário, Indicador insc. estadual, Código do Regime Tributário, País	Campos que a nota fiscal eletrônica exige. Preenchidos errado, a nota é rejeitada — na dúvida, confirme com o contador.
Estatísticas	Abre o histórico de compras e o comportamento de pagamento do cliente.
Contatos	O registro de contatos com o cliente: Data, Hora, Contato e Observações, com Anterior e Próximo para navegar. É a memória de quem já ligou e do que foi combinado.

13. Aba Tributação

Como o cliente é tributado. Retenção IRRF e CSLL, Situação e Motivo de desoneração, e o bloco Compra Governamental — É governamental, Tipo Governamental e Alíquota Redutor.

ATENÇÃO

Esta aba muda o imposto da nota. Não altere por conta própria: confirme com o contador da empresa antes.

14. Fotos do Cliente

A aba Fotos do Cliente só aparece depois que uma imagem é anexada ao cadastro, pelo painel de foto da aba Principal.

15. Ficha cadastral

O botão Ficha, no alto da tela, imprime a ficha cadastral completa do cliente — com os dados, as referências e os familiares reunidos numa folha. É o documento que o cliente assina na abertura do crediário.

IMPORTANTE

Algumas abas só aparecem se a opção correspondente estiver ligada em Ferramentas > Ferramentas > Opções... — é o caso de Cobrança/SPC, Referências e Veículos. Não achou uma aba descrita aqui? O primeiro lugar a conferir é lá.