Cadastro Clientes
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Cadastro de Clientes [PRT004]
O cadastro de clientes é a base da venda, da nota fiscal e da cobrança. Além dos dados básicos, ele guarda vários endereços, os e-mails, os familiares autorizados a comprar, as referências e a situação do cliente no SPC e no Serasa — tudo em abas separadas.
1. Acesso
- No menu principal, abra o grupo Clientes e clique em Cadastro.
- A tela abre com a listagem de clientes já cadastrados.
- Clique em Novo para começar um registro em branco.
- O sistema pergunta o tipo de pessoa: Física ou Jurídica.
A escolha do tipo de pessoa muda a tela inteira: os rótulos passam a dizer Razão Social e Fantasia para empresa, ou Nome e Apelido para pessoa física, e a aba correspondente aparece. Escolha certo na hora — mudar depois dá retrabalho.
2. Consulta na Receita Federal
O sistema busca os dados cadastrais direto na Receita, em vez de você digitar.
- Ao escolher o tipo de pessoa, a tela de consulta abre sozinha.
- Informe o documento e confirme.
Resultado: CPF/CNPJ e nome ou razão social vêm preenchidos, sem erro de digitação.
3. Aba Principal
O que identifica o cliente e o que ele pode fazer na venda.
| Campo / Parâmetro | Função e Instruções
|
|---|---|
| Fantasia / Apelido | Como o cliente é conhecido. É por aqui que a maioria das buscas acontece, então vale preencher mesmo quando parece redundante. |
| Endereço, Nº, Complemento, Bairro, Cidade, CEP | O endereço principal, usado na nota fiscal. O botão Buscar endereço preenche o resto a partir do CEP. |
| CPF/CNPJ, R.G., Insc. Estadual, Insc. Municipal | Os documentos. R.G. fica habilitado para pessoa física e Inscrição Municipal para empresa. |
| Fone, Celular, Fax, Contato | Como falar com o cliente e com quem falar. |
| Conceito | A classificação do cliente, cadastrada à parte. Serve para separar bom pagador de cliente em observação. |
| Região | A região de atendimento, usada em relatórios e na divisão por representante. |
| Limite de Crédito | Quanto o cliente pode dever. É o teto que a venda a prazo respeita. |
| Taxa Juros (% a.m.) | O juro ao mês aplicado ao cliente quando o título atrasa. |
| Desconto Padrão e Descto. Máximo % | O desconto que já vem sugerido na venda e o limite que o vendedor não pode ultrapassar. |
| Inativo | Tira o cliente das pesquisas do dia a dia sem apagar o histórico dele. |
| Não bloquear em caso de débito | Deixa o cliente comprar mesmo tendo título vencido. É exceção — use com o aval de quem responde pelo financeiro.
|
O botão Excluir aparece como Desativar. O cadastro de cliente não é apagado: ele é desativado, porque as notas e os títulos antigos precisam continuar apontando para alguém.
4. Aba Pessoa Física
Aparece quando o cliente é pessoa física. São os dados que sustentam a venda a prazo.
| Campo / Parâmetro | Função e Instruções
|
|---|---|
| Data Nascimento, Sexo, Natural de | Dados pessoais. A data de nascimento também alimenta o aviso de aniversário na pesquisa de clientes. |
| Empresa, Fone, Profissão/Cargo, Data Admissão | Onde o cliente trabalha. Tempo de casa é o que o crediário costuma olhar primeiro. |
| Renda Mensal | Quanto o cliente ganha. Base para decidir limite e número de parcelas. |
| Manequim e Calçado | Numeração do cliente. Útil no varejo de vestuário, para avisar quando chega o tamanho dele.
|
5. Aba Pessoa Jurídica
Aparece quando o cliente é empresa. Guarda a Data de Fundação e a lista de sócios.
Use Novo Sócio para incluir e Excluir Sócio para remover. Clique duplo, ou Enter, abre o sócio para alteração. De cada sócio se registra Nome, CPF, Nascimento, Fone, Participação, % e Capital Social.
6. Aba Endereços Adicionais
Um cliente pode ter quantos endereços precisar, e não só o da aba Principal. É o que resolve o caso comum de a empresa faturar num endereço e receber a mercadoria em outro.
Use Adicionar para incluir e Remover para excluir. Clique duplo, ou Enter, abre para alteração.
| Campo / Parâmetro | Função e Instruções
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|---|---|
| Endereço, Nº, Complemento, Bairro, Cidade, CEP | O endereço em si. Buscar Endereço preenche a partir do CEP. |
| Contato e Fone | Quem procurar naquele endereço. Vale ouro na entrega. |
| Cobrança | Marca o endereço como o lugar para onde vai o boleto e a cobrança. |
| Entrega | Marca o endereço como o lugar para onde vai a mercadoria. |
| Serviço | Marca o endereço como o local onde o serviço é prestado.
|
Um mesmo endereço pode ser as três coisas ao mesmo tempo. Clicando com o botão direito sobre um endereço da lista, Definir como endereço padrão de cobrança o elege como o padrão — é o que a cobrança usa quando ninguém escolhe outro.
7. Aba E-mail
O cliente pode ter vários e-mails cadastrados, e não apenas um.
Use Novo para incluir e Excluir para remover. De cada um se registra:
| Campo / Parâmetro | Função e Instruções
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|---|---|
| O endereço eletrônico. | |
| Envia documento eletrônico | Marca quais e-mails recebem a NF-e, o boleto e os demais documentos. É o que separa o e-mail do comprador do e-mail do setor fiscal, que é quem realmente precisa da nota.
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Cadastre os dois: o do contato comercial e o do fiscal ou contador, deixando Envia documento eletrônico marcado só no segundo. Evita a ligação de "não recebi a nota".
8. Aba Familiares/Autorizados
Registra quem mais pode comprar no nome do cliente, e os dados do cônjuge.
Para autorizar alguém a comprar no nome do cliente:
- Abra o cadastro do cliente e vá à aba Familiares/Autorizados.
- Clique em Novo Familiar.
- Preencha Nome, Nascimento e Parentesco.
- Marque a caixa "Autorizado a comprar em meu nome". Sem ela a pessoa fica apenas registrada como familiar e não pode comprar.
- Confirme e salve o cadastro.
- Clique em Autorização para imprimir o termo e colher a assinatura do titular.
Use Excluir Familiar para remover alguém da lista.
| Campo / Parâmetro | Função e Instruções
|
|---|---|
| Nome, Nascimento, Parentesco, Observação | Quem é a pessoa e a relação com o cliente. |
| Autorizado a comprar em meu nome | O campo que importa. Marcado, essa pessoa pode comprar na conta do cliente titular. |
| Trabalho do Cônjuge | Empresa, Profissão/Cargo, Fone, Data Admissão e Renda Mensal do cônjuge. Soma na análise do crediário.
|
O botão Autorização imprime o termo de autorização de terceiros, para o cliente assinar. Escolha antes entre Gráfico e Matricial, conforme a sua impressora.
Guarde a autorização assinada. Ela é o que sustenta a venda feita por um terceiro se o titular contestar a compra depois.
9. Aba Referências
Quatro listas, em abas próprias. Em todas, Adicionar inclui, Remover exclui e clique duplo abre para alteração.
Comerciais
Outras lojas onde o cliente já comprou a prazo. Registra Nome, Fone, Contato, Endereço resumido, Cliente desde, Data e Valor da última compra, Total de Compras e Atraso Médio.
Atraso Médio é o campo mais revelador da tela. Um cliente que compra muito mas atrasa sempre é um risco diferente de um que compra pouco e paga em dia.
Pessoais
Pessoas que respondem pelo cliente. Registra Nome, Fone, Endereço, Bairro, Cidade, CEP e Afinidade — a relação com o cliente.
Bancárias
Onde o cliente tem conta. Registra Banco, Contato, Fone e Observação.
Avalistas
Quem assume a dívida se o cliente não pagar. Além dos dados de contato e endereço, registra o CPF do avalista — sem ele o aval não se sustenta.
10. Aba Cobrança/SPC
Concentra a situação do cliente na praça. É a aba que responde "posso vender a prazo para este cliente?".
Negativação
| Campo / Parâmetro | Função e Instruções
|
|---|---|
| Negativado no SPC / Negativado no Serasa | Marca se o cliente está negativado em cada um dos dois. |
| Número de ocorrências, Data negativação, Data última ocorrência, Valor total negativado | O resumo de cada órgão, preenchido a partir da consulta. Dizem o tamanho e a idade do problema. |
| Anotações SPC/Serasa | Campo livre para o que a consulta não cobre: acordo em andamento, promessa de pagamento, o que foi combinado.
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Serasa Score
O score vai de 0 a 1000 e o sistema traduz o número numa faixa colorida, ao lado:
| Campo / Parâmetro | Função e Instruções
|
|---|---|
| 0 a 300 — Risco alto de inadimplência | Vermelho. Venda a prazo só com garantia. |
| 301 a 500 — Risco médio de inadimplência | Laranja. Merece uma olhada nas referências antes de liberar. |
| 501 a 700 — Risco baixo de inadimplência | Verde claro. |
| 701 a 1000 — Risco mínimo de inadimplência | Verde. |
| Campo vazio — Sem qualificação de score | Preto. Não quer dizer risco baixo nem alto: quer dizer que ninguém consultou ainda.
|
Protestos
Possui protestos marca a existência, e Número de ocorrências, Valor total protestado e Data da última ocorrência dimensionam.
Cobrança
| Campo / Parâmetro | Função e Instruções
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|---|---|
| % desconto no boleto se pago até o vencimento | O desconto que sai impresso no boleto como incentivo a pagar em dia. |
| Endereço de Cobrança Padrão | Para onde a cobrança é enviada. Endereço Cobrança escolhe entre os endereços adicionais; Remover desfaz a escolha. |
| Títulos com o Cobrador | Mostra os títulos desse cliente que estão na mão do cobrador.
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11. Aba Veículos
Lista os veículos do cliente: Veículo, Placa, Marca, Modelo, Ano, Cor e Chassi. Serve à oficina, que precisa saber em qual carro o serviço foi feito.
Em empresa que presta serviço a equipamento, e não a veículo, esta aba se chama Equipamentos e as colunas mudam para Equipamento, Marca, Modelo e Serial. É a mesma aba, com outro vocabulário.
12. Aba Geral
Regras que valem na hora da venda.
| Campo / Parâmetro | Função e Instruções
|
|---|---|
| Bloquear venda no crediário | Impede a venda a prazo para este cliente. |
| Bloquear venda com cheque à vista | Impede receber cheque à vista. Marcando este, o bloqueio de cheque pré é marcado junto e fica travado — quem não pode dar cheque à vista também não pode dar pré. |
| Bloquear venda com cheque pré-datado | Impede receber cheque para depois. |
| Tabela de preços diferenciada | Amarra o cliente a uma tabela de preço específica, em vez da tabela geral da loja. |
| Representante | O representante responsável pelo cliente, para efeito de comissão e de relatório. |
| Última Compra | Data e valor da última compra. Só leitura — o sistema atualiza sozinho. |
| Permitir somente NF-e | Obriga a emissão de NF-e para este cliente, bloqueando cupom. |
| Solicitar pedido de compra na venda | Faz o sistema pedir o número do pedido de compra do cliente. Comum em cliente grande, que só paga a nota com o pedido informado. É configuração deste cliente: não existe equivalente geral em Opções do Sistema, e para valer em vários clientes precisa ser marcada em cada um. |
| Solicitar número do item no pedido de compra | Vai além e pede o número de cada item dentro do pedido. Também é por cliente, e só funciona junto com a opção acima. |
| Informações do faturamento na venda | Condição Pagto., Entrada/À vista e Parcelas já vêm sugeridas na venda para este cliente. |
| Modalidade do frete, Indicador de Presença, Indicador final do destinatário, Indicador insc. estadual, Código do Regime Tributário, País | Campos que a nota fiscal eletrônica exige. Preenchidos errado, a nota é rejeitada — na dúvida, confirme com o contador. |
| Estatísticas | Abre o histórico de compras e o comportamento de pagamento do cliente. |
| Contatos | O registro de contatos com o cliente: Data, Hora, Contato e Observações, com Anterior e Próximo para navegar. É a memória de quem já ligou e do que foi combinado.
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13. Aba Tributação
Como o cliente é tributado. Retenção IRRF e CSLL, Situação e Motivo de desoneração, e o bloco Compra Governamental — É governamental, Tipo Governamental e Alíquota Redutor.
Esta aba muda o imposto da nota. Não altere por conta própria: confirme com o contador da empresa antes.
14. Fotos do Cliente
A aba Fotos do Cliente só aparece depois que uma imagem é anexada ao cadastro, pelo painel de foto da aba Principal.
15. Ficha cadastral
O botão Ficha, no alto da tela, imprime a ficha cadastral completa do cliente — com os dados, as referências e os familiares reunidos numa folha. É o documento que o cliente assina na abertura do crediário.
Algumas abas só aparecem se a opção correspondente estiver ligada em Ferramentas > Ferramentas > Opções... — é o caso de Cobrança/SPC, Referências e Veículos. Não achou uma aba descrita aqui? O primeiro lugar a conferir é lá.