Aprovação de Pagamentos
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Aprovação de Pagamentos [FIT097]
Impede que um título do contas a pagar seja pago antes de alguém autorizar. Quem aprova é um usuário com permissão para isso, e todo título lançado depois que o controle é ligado nasce pendente até passar por aqui.
O controle é opcional e vem desligado. Ele é ligado em Ferramentas > Ferramentas > Opções..., assunto Financeiro, aba Página 2, grupo Contas a Pagar, na opção Exigir aprovação antes de liberar o pagamento dos títulos. Enquanto ela estiver desmarcada, esta tela nem aparece no menu e os pagamentos seguem como sempre.
1. Visão Geral
Acesse o menu Financeiro > Pagar > Aprovação de Pagamentos.
A tela lista os títulos em aberto e permite decidir vários de uma vez. Um título pode estar em três situações:
| Campo / Parâmetro | Função e Instruções
|
|---|---|
| Pendente de aprovação | Ainda não foi decidido. Não pode ser pago nesse estado. |
| Aprovado | Liberado para pagamento. |
| Reprovado | Recusado. Não pode ser pago enquanto estiver assim.
|
2. Filtro
A tela abre filtrando os títulos pendentes — ela existe para resolver a fila.
| Campo / Parâmetro | Função e Instruções
|
|---|---|
| Vencimento | Período de vencimento dos títulos. |
| Emissão | Período de emissão dos títulos. |
| Fornecedor | Traz só os títulos de um fornecedor. |
| Tipo do título | Traz só um tipo de título (Ex: duplicata, boleto). |
| Status | Pendentes, aprovados, reprovados ou todos.
|
Clique em Buscar para listar.
Quem não tem permissão para ver lançamentos de outros usuários no contas a pagar enxerga aqui apenas os títulos que ele mesmo lançou.
3. Como decidir
- Busque os títulos pelo filtro.
- Marque a caixa na primeira coluna de cada título que quer decidir. Marcar/desmarcar todos os títulos listados seleciona a lista inteira de uma vez; a barra de espaço também marca o título da linha e desce para o próximo.
- Confira o resumo logo abaixo da lista: quantos títulos estão listados, quantos foram selecionados e o total selecionado.
- Se quiser, escreva a Observação da decisão.
- Clique em Aprovar, Reprovar ou Pendente. O sistema pede confirmação mostrando a quantidade de títulos e o valor total.
O botão Pendente devolve o título ao estado inicial — serve para desfazer uma aprovação ou uma reprovação feita por engano.
Para reprovar é obrigatório escrever o motivo na Observação da decisão. Na aprovação ela é opcional.
Se algum título selecionado não puder receber a decisão — por exemplo, já está aprovado e você clicou em Aprovar —, o sistema lista esses títulos e não grava nenhum da seleção. Desmarque os que aparecem na mensagem e decida de novo.
4. Histórico do título
O quadro Histórico de aprovações do título mostra, para o título em que o cursor está, cada mudança de situação: data e hora, usuário, de qual situação para qual, a origem e a observação.
A origem separa a decisão de uma pessoa do que o sistema fez sozinho:
| Campo / Parâmetro | Função e Instruções
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|---|---|
| Decisão do aprovador | Alguém clicou em Aprovar, Reprovar ou Pendente. |
| Estorno do pagamento | O pagamento do título foi cancelado e ele voltou para a fila. |
| Alteração do título | O título aprovado foi alterado e perdeu a aprovação. A observação mostra o que mudou.
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5. O que faz o título voltar a pendente
Duas situações devolvem o título para a fila de aprovação automaticamente:
- Alterar um título já aprovado. Se o valor, o vencimento, o fornecedor, o número ou o tipo do título mudam depois da aprovação, ela deixa de valer. O sistema avisa antes de salvar e pede confirmação. Mudar só o histórico não derruba a aprovação.
- Estornar o pagamento. O título volta a ficar em aberto e precisa ser aprovado de novo antes de um novo pagamento.
Isso é proposital e vale até para quem tem permissão de aprovar: a aprovação vale para o título como ele estava quando foi aprovado. Mudou o valor, a decisão precisa ser refeita.
6. Onde o bloqueio aparece
- Em Pagamento de Contas, os títulos pendentes ou reprovados não entram na lista de pagamento. O sistema avisa quais ficaram de fora e por quê.
- Em Pagamento de Contas por Número, o sistema recusa pagar o título e informa se ele está pendente ou reprovado.
- Título já pago não aceita mudança de aprovação.
7. Direto no lançamento
Não é preciso abrir esta tela para decidir um título só. No Lançamentos / Manutenção do contas a pagar, a aba Aprovação mostra a situação atual e o histórico do título, com os mesmos botões Aprovar, Reprovar e Voltar a pendente.
Quem tem a permissão e lança um título novo recebe o aviso de que ele nasceu pendente e pode ser aprovado nessa aba.
8. Títulos antigos
Quando o sistema foi atualizado para a versão que trouxe este controle, os títulos que estavam em aberto foram marcados como aprovados — continuam pagáveis sem passar por ninguém. A exigência vale para os títulos lançados depois que a opção é ligada.
Quem quiser conferir esses títulos antigos filtra por Aprovado nesta tela e reprova o que não deveria ser pago.
Títulos lançados enquanto a opção estava desligada ficam fora do controle: não aparecem nesta tela e podem ser pagos normalmente.
9. Relatório
Para imprimir as decisões de um período, use a opção Histórico de aprovações do Relatório de Contas à Pagar.
10. Permissão de Usuário
A permissão Aprovar/reprovar pagamentos do Contas a Pagar, no grupo Financeiro da Administração de Usuários, controla quem pode decidir. Quem tem a permissão pode decidir sobre qualquer título, de qualquer valor, inclusive os que ele mesmo lançou.
Sem ela, o item Aprovação de Pagamentos aparece cinza no menu, e na aba Aprovação do lançamento os botões ficam desabilitados — o usuário enxerga a situação e o histórico, mas não consegue alterá-los.